AIF Kancelaria stworzyła skuteczny system zarządzania wierzytelnościami, na który składa się szereg unikalnych procedur, których szczegółowy opis prezentujemy poniżej.
*INFORMACJA NA FAKTURZE
CEL:
Informacja w formie nadruku lub pieczątki na wystawionej przez Państwa fakturze o procedurach windykacyjnych obowiązujących w firmie. Posłużenie się marką AIF Kancelaria – skutecznej firmy windykacyjnej – powoduje większą terminowość zapłaty za Państwa usługi i produkty
KOSZTY:
W ramach kompleksowej obsługi wierzytelności – usługa bezpłatna.
*WPROWADZANIE DANYCH
dotyczących wierzytelności i kontrahenta do bazy danych
CEL:
umieszczenie danych w Bazie AIF Kancelaria niezbędnych w monitorowaniu spłat, sprawdzenie danych w rejestrach dłużników
KOSZTY:
W ramach kompleksowej obsługi wierzytelności – usługa bezpłatna
*MONITORING NALEŻNOŚCI
Monitoring należności odbywa się wobec kontrahentów, którym zbliża się termin wymagalności zobowiązania lub po upływie terminu wymagalności do 14 dni. Stanowi on podstawowy profil działalności AIF Kancelaria. Pozyskanie kontrahenta jest w dzisiejszych czasach najbardziej kosztownym i czasochłonnym etapem działalności gospodarczej. Rozumiejąc to doskonale z najwyższą kulturą i taktem staramy się o uzyskanie terminowej płatności od Państwa klientów, gdyż ostatnią rzeczą jakiej mogliby Państwo sobie życzyć jest ich strata. Na efektywność tego typu działań wpływa przede wszystkim nieuchronność procedur firmy windykacyjnej oraz konsekwencja.
PROCEDURY
1.AIF Kancelaria poprzez dział call center (telemarketerów) informuje kontrahentów o konieczności zapłaty należności. Pierwszy kontakt jest jedynie przypomnieniem skierowanym do działu księgowego o zapłacie, bez zbytniego naciskania na kontrahenta. Pozwala wychwycić podstawowe problemy związane z obiegiem dokumentów, np. błędne wystawienie faktury, nie dotarcie jej do kontrahenta (co stwarza konieczność wystawienia duplikatu) itp.
2.Jeżeli nie ma zapłaty w terminie 7-14 dni od pierwszej rozmowy, to wówczas następuje drugi kontakt. Rozmowa prowadzona jest z osobą odpowiedzialną za dokonywanie płatności w firmie. Informujemy ją o ewentualnych konsekwencjach niewywiązania się z zapłaty należności, wynikających z procedur firmy windykacyjnej.
3.Trzecim, ostatecznym etapem jest wezwanie pisemne z zagrożeniem sprzedaży wierzytelności firmie windykacyjnej oraz wielokrotny kontakt telefoniczny, tzw. „nękanie dłużnika”.
Co do zasady, na etapie monitoringu w przypadku szybkiej spłaty odchodzimy od egzekwowania należności odsetkowych. Jednak konsekwencją rozłożenia przez kontrahenta należności na raty jest naliczenie ustawowych odsetek.
Oczywiście jest, to nasza standardowa propozycja, sprawdzająca się w wielu firmach. Każdy element organizacyjny jest możliwy do przeanalizowania i dostosowania do potrzeb Państwa działalności, aby proces ten odbywał się z jak największą korzyścią dla Waszej działalności.
CEL:
Usługa ta zapewnia większe zdyscyplinowanie dokonywania płatności przez kontrahentów .
ZLECANIE USŁUGI:
Zlecenia od Państwa mogą być przekazywane w formie elektronicznej (e-mail, nośniki danych) w postaci ustalonego pliku wymiany danych (możliwość automatycznego generowania z programów księgowych) lub faxem, co ułatwi nam i Państwu kontakt.
METODY DZIAŁANIA:
– monitoring spłat bieżących należności przed zapadnięciem terminu wymagalności celem zmotywowania do terminowej zapłaty
– dostęp do baz danych o dłużnikach
– negocjacje telefoniczne oraz ustalanie terminów i warunków spłat
– ciągły monitoring baz danych kontrahentów
– bieżące raportowanie z prowadzonej działalności
– analiza danych dłużników pod kątem wymagalności należności
KOSZTY MONITORINGU:
AIF Kancelaria za usługę monitoringu pobiera prowizję od 0,5% do 2 % wartości monitorowanych należności oraz stałą opłatę pokrywającą podstawowe koszty uzależnioną od ilości przyjmowanych miesięcznie spraw.
*WINDYKACJA NALEŻNOŚCI
AIF Kancelaria prowadzi efektywną windykację bezpośrednią należności trudnościągalnych!
Do trudnych dłużników mamy specjalne podejście. Nasi windykatorzy (podobnie jak AIF Kancelaria) otrzymują wynagrodzenie za efekt swoich działań, czyli za odzyskanie długu.
DZIAŁANIA:
Na tym etapie: odzyskujemy należności, uzyskujemy zabezpieczenia, dokonujemy wywiadu, przygotowujemy dokumentację, kompensujemy, monitujemy spłaty, przejmujemy zobowiązania od dłużnika, prowadzimy postępowanie sądowe i egzekucyjne.
ETAPY:
– Etap wstępny: Sprawdzanie wierzytelności
– Etap pierwszy: Postępowanie polubowne przedsądowe
– Etap drugi: Sądowe postępowanie nakazowe
– Etap trzeci: Polubowne postępowanie przedegzekucyjne
– Etap czwarty: Egzekucja komornicza
EFEKT:
Wysoka skuteczność
*SĄDOWE POSTĘPOWANIE NAKAZOWE
AIF Kancelaria we współpracy z Kancelarią Prawną swojego klienta lub własną nadzoruje etap postępowania sądowego i egzekucyjnego. W przypadku skorzystania z oferty naszej kancelarii AIF Kancelaria pokrywa koszty zastępstwa procesowego w postępowaniu nakazowym i upominawczym w prowadzonej sprawie. Większość spraw dzięki naszym działaniom na drodze polubownej staje się bezspornych i w pełni wymagalnych co umożliwia szybkie wydanie nakazu zapłaty przez sąd.
CEL:
Uzyskanie prawomocnego nakazu zapłaty w drodze postępowania sądowego.
DZIAŁANIA:
Prowadzenie postępowania sądowego przez Kancelarię Prawną.
TERMIN:
Przygotowanie sprawy sądowej do 14 dni (termin może zostać przedłużony o czas dostarczenia niezbędnej dokumentacji przez wierzyciela).
KOSZTY:
AIF Kancelaria pokrywa koszty zastępstwa procesowego w postępowaniu nakazowym w prowadzonej sprawie
WYKONYWANE CZYNNOŚCI W ETAPIE I:
Obsługa prawna wierzytelności prowadzona jest przez Radcę Prawnego zatrudnionego przez Wierzyciela bądź przez Kancelarię Prawną AIF.
AIF Kancelaria, jako profesjonalne przedsiębiorstwo inkasso, zatrudnia prawników niezbędnych w procesie zabezpieczania wierzytelności i przygotowywania dokumentacji. W zakresie postępowania sądowego jesteśmy obsługiwani przez Kancelarię Prawną. Oznacza to, że jako osobny podmiot związany jedynie umową o stałej współpracy z naszą Kancelarią nie odnosimy korzyści płynących z kierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. Wiąże się to wręcz z dodatkowymi kosztami obsługującej nas kancelarii prawnej. Stąd postępowanie sądowe jest dla nas ostatecznością.
Jako firma skupiająca się na postępowaniu polubownym, we współpracy z Radcą Prawnym naszego klienta zapewniamy następującą pomoc:
– w przypadku braków formalnych w dokumentach w miarę współpracy dłużnika uzyskujemy potwierdzenie wierzytelności (co zapewnia bezsporność wierzytelności),
– w przypadku spraw przedawnionych uzyskujemy uznanie zobowiązania, przygotowujemy komplet dokumentacji do sądu (wypis z KRS, z ewidencji działalności gospodarczej, ewidencji meldunkowej),
– windykacja bezpośrednia pozwala nam uzyskiwać potwierdzone informacje gospodarcze na temat dłużnika,
– współpracujemy z Radcą Prawnym w uzgodnionym zakresie, zwłaszcza przy egzekucji komorniczej,
– po uzyskaniu nakazu zapłaty przeprowadzamy ostateczną windykację polubowną.
*POLUBOWNE POSTĘPOWANIE PRZEDEGZEKUCYJNE
CEL:
Odzyskanie należności na drodze „polubownej”.
DZIAŁANIA:
Negocjacje przez wyszkolonych windykatorów oraz dokonanie szczegółowego rozpoznania majątku dłużnika pod kątem egzekucji komorniczej.
TERMIN:
Do 7 dni (termin może zostać przedłużony zawartą z dłużnikiem ugodą – w przypadku dłuższych terminów spłat uzyskanie zabezpieczenia wierzytelności).
KOSZTY:
Dyskonto należne AIF za realizację umowy.
*POSTĘPOWANIE EGZEKUCYJNE (EGZEKUCJA KOMORNICZA)
Skierowanie sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego jest ostatecznością. Skuteczność większości komorników jest ogólnie znana, dlatego przy ich wyborze kierujemy się następującymi zasadami:
– oddajemy sprawy do sprawdzonych komorników,
– komornik otrzymuje od nas raport na temat ustalonego na wcześniejszych etapach majątku dłużnika,
– wskazujemy przedmiot egzekucji oraz miejsce lokalizacji środków pieniężnych, z których może być przeprowadzona egzekucja,
– nadzorujemy postępy egzekucji,
– aktywnie wspomagamy licytację z ruchomości i nieruchomości dłużnika.
Szczególną skuteczność na tym etapie zapewnia „windykacja bezpośrednia” realizowana w poprzednich etapach.