Każde przedsiębiorstwo powinno mieć opracowane wewnętrzne zasady, dotyczące prowadzenia windykacji należności. Taki dokument porządkuje niezbędne czynności, których podjęcie jest konieczne w przypadku współpracy z nielojalnymi kontrahentami. Jak postępować, gdy nie otrzymamy płatności za fakturę? Co zrobić, żeby przekonać dłużnika do niezwłocznego uregulowania zobowiązania? Jak długo czekać z reakcją i kiedy rozpocząć windykację? Przygotowanie przejrzystego planu działania na wypadek nieotrzymania zapłaty w terminie to kluczowa ważna sprawa.
1. Postępowanie przedwindykacyjne, czyli pierwszy kontakt z dłużnikiem
Na początek należy ustalić, po jakim czasie od terminu wymagalności odpowiedni dział firmy powinien rozpocząć czynności przedwindykacyjne. Zwykle jest to od 5 do 7 dni. To wtedy podejmuje się pierwszy kontakt z kontrahentem, zalegającym z zapłatą.
W ramach spisywania wewnątrzfirmowej procedury windykacyjnej konieczne jest wskazanie osób, odpowiedzialnych za wyjaśnianie zaległości płatniczych z kontrahentami. Można wyznaczyć do tego zadania konkretny dział (np. księgowość) lub pracownika (np. opiekuna klienta, sprzedawcę). Zadaniem takiej osoby może być codzienna próba kontaktu e-mailowego i telefonicznego. Z każdej rozmowy warto spisać notatkę, na podstawie której po 7 lub 14 dniach rozmów, sporządzi się raport dla kierownika. Opracowując procedurę windykacyjną, należy wskazać konkretne terminy na wyjaśnienie sytuacji. Zazwyczaj na postępowanie przedwindykacyjne przeznacza się od 14 do 30 dni. Jeśli po tym czasie nie uda się nakłonić dłużnika do uregulowania zobowiązania, sprawa powinna zostać skierowana dalej, do wewnętrznego działu windykacji.
2. Wewnętrzna windykacja polubowna – próby odzyskania należności
Na tym etapie dalsze świadczenie usług dla kontrahenta zalegającego z zapłatą może zostać wstrzymane. Dział windykacji (w zależności od firmy może on składać się z 1 lub kilku pracowników) podejmuje kolejne próby kontaktu z dłużnikiem oraz zawiadamia go o konsekwencjach, związanych z nieuregulowaniem należności. Procedura powinna wskazywać rodzaj działań: rozmowy telefoniczne, wysyłanie e-maili, osobista wizyta w siedzibie kontrahenta itp. Warto ustalić konkretne daty, np. po 7 dniach od rozmowy telefonicznej, w przypadku braku wpłaty, wysłanie listu poleconego z wezwaniem do zapłaty. Już podczas windykacji polubownej zaleca się wpisanie kontrahenta do rejestru dłużników. W opracowywanym dokumencie dobrze jest wypunktować poszczególne czynności wraz z liczbą dni na ich przeprowadzenie.
3. Przekazanie sprawy kancelarii prawnej: postępowanie sądowe
Jeśli polubowne próby wyjaśnienia sytuacji nie przyniosą skutku, przeterminowane należności można przekazać do kancelarii prawnej. Po jakim czasie od daty wymagalności? Wszystko zależy od rodzaju i wielkości firmy, a także od kwoty zobowiązania. Należy tak zaplanować procedury, aby uchronić przedsiębiorstwo przed niewypłacalnością. Kontrahenci zalegający z zapłatą mogą wpędzić firmę w poważne długi – dlatego tak istotne jest, aby przestrzegać ustalonych czynności windykacyjnych.
Powierzenie sprawy w ręce prawników może nastąpić już nawet 30 dni od wysłania wezwania do zapłaty. Im wcześniej zostaną podjęte odpowiednie kroki, tym większa szansa na odzyskanie kwoty! Jeśli szukasz fachowej pomocy w zakresie odzyskania należności, zgłoś się do AIF Kancelarii. Windykacja faktur to nasza specjalność – działania prowadzimy na koszt dłużnika, więc Twoja firma nie zostanie obciążona kosztami.