Pierwsze próby kontaktu z dłużnikiem podejmuje się we własnym zakresie. Zwykle wierzyciel decyduje się zadzwonić do osoby zalegającej z zapłatą i poinformować ją o zadłużeniu. Podczas takiej rozmowy warto zawiadomić dłużnika o prawie do naliczania odsetek oraz o innych konsekwencjach, związanych z niepłaceniem. Zdarza się, że jeden wykonany telefon lub wysłany e-mail przyniesie oczekiwany skutek. Dzieje się tak zazwyczaj wtedy, gdy kontrahent po prostu zapomni o terminie zapłaty. Niestety, znacznie częściej konieczna jest windykacja. Jakie kanały komunikacji wykorzystać, by nakłonić dłużnika do uregulowania należności? Podpowiadamy.
Ogólnodostępne narzędzia windykacyjne: telefon i e-mail
Rozmowa telefoniczna to najpowszechniejsza droga windykacji polubownej. Niemal zawsze wierzyciel ma numer telefonu do kontrahenta. Wykonanie telefonu zajmuje kilka sekund i w wielu przypadkach skutkuje odebraniem przez dłużnika. Warto wykorzystać sytuację i od razu przejść do konkretów: zdarza się bowiem, że nieuczciwi płatnicy rzucają słuchawką lub nigdy więcej nie odbierają. Rozmowy telefoniczne w sprawie nieuregulowanych zobowiązań nie należą do łatwych.
Rozmówcy potrafią doskonale kłamać – wielokrotnie spotkaliśmy się z sytuacjami, w których dłużnicy zwodzili wierzycieli opowieściami, mającymi wywołać współczucie. Zmyślone choroby, nagłe wypadki, niespodziewane wydatki i inne powody niezapłacenia za wykonaną usługę bądź otrzymany towar to tylko kropla w morzu. Fantazja dłużników nie ma granic! Niedoświadczony kontrahent bardzo szybko może wpaść w pułapkę obietnic i zapewnień o niezwłocznej spłacie zobowiązania. W rzeczywistości to tylko gra na zwłokę: dłużnicy robią co w ich mocy, byle tylko omamić wierzyciela i odwlec termin spłaty.
Do windykacji telefonicznej należy się odpowiednio przygotować. Bądź konkretny i profesjonalny, nie pozwól, aby empatia wzięła górę. Przygotuj się na to, że rozmówca będzie stosował wymówki, mające wzbudzić Twoją litość. Nie wierz w składane obietnice – podczas konfrontacji zachowaj spokój. Poinformuj dłużnika, że w przypadku braku zapłaty, skierujesz sprawę na drogę sądową. Kontaktując się z dłużnikiem możesz dzwonić z telefonu komórkowego lub stacjonarnego. Jeśli nie uda Ci się dodzwonić, wyślij wiadomość SMS. Równolegle warto przygotować e-mail, w którym przypomnisz o przekroczeniu terminu zapłaty i poprosisz o kontakt w sprawie polubownego porozumienia.
Korespondencja formalna: wezwanie do zapłaty
Windykacja polubowna nie może trwać w nieskończoność. Odwlekanie terminów spłaty zadłużenia ma swoje konsekwencje: bywa, że z powodu nieuregulowanych faktur, przedsiębiorstwa wpadają w spiralę zadłużenia. Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę czy jesteś osobą prywatną, nie wyrażaj zgody na bycie okradanym! Po próbach polubownego nakłonienia dłużnika do uregulowania zobowiązania, niezwłocznie przygotuj wezwanie do zapłaty. Możesz skorzystać z naszej pomocy w tym zakresie – zajmiemy się windykacją na koszt dłużnika, uwalniając Cię od stresu, związanego z odzyskiwaniem należności.
Bez względu na to, jakie kanały do komunikacji z dłużnikiem wybierzesz, jedno jest pewne: nie będzie łatwo. Nastaw się na nierówną walkę, wymówki i uciekanie od odpowiedzialności. Pamiętaj, że nie musisz przechodzić przez to sam/a. AIF Kancelaria oferuje kompleksową pomoc w windykacji. Skontaktuj się z nami już teraz!